走访记录，AI归成一张表

一次走访回来，手机里 37 张照片、两段录音、一页手写笔记，还有群里转过来的两张表格。全塞给 AI 让它整理，出来的东西看着齐整，过两周要找某条诉求的原始出处，翻不回去了。问题不在工具，在表头没定。

把一堆材料归成一张台账，顺序只有一条，先把表头画死，再让工具往格子里填。表头自己定，归类交给 AI，最后每一条都得能回指到原始材料。

表头定死，别让工具自由发挥

九列够用。编号、日期、点位、对象、问题、诉求、动态、跟进状态、原始件编号。前八列是给人看的台账，最后一列是给回查用的。编号按材料来，一张照片、一段录音、一页笔记各占一行，同一件事的多份材料用同一个事件号加小序号。AI 最擅长把相近内容合并，可台账里被合并掉的那一条，往往就是后来要单独报的那一条。宁可多几行，也别让它替人做归并决定。

九列表头与两份示例行

把表头写成一行，连同两条示例一起发给工具，注明只填表、不改写、不合并、不补推测内容。示例里故意留一处空格和一处不确定，看它会不会自作主张填「无」，或者把「大概三四十人」写成确定数。这一步花两分钟，能省掉后面半天校对。

多格式材料先分开处理

照片和视频先在本地脱敏，人脸、门牌、车牌、表格里的姓名和手机号，抹掉再进工具。录音转文字只做摘录，别让工具顺手下结论，方言、语气词、两个人抢话的地方最容易转错。手写笔记拍照后要人工过一遍字，工具认错数字比认错字更常见。纸质件和电子件一样，姓名、身份证号、手机号这类信息，能在本地换掉就别上传。这套动作跟一份文书的脱敏是两回事，那边处理的是单份材料，这边是一堆格式不一的碎片，得分开走。

转写结果按原始件编号存，文件名别用工具自动生成的日期时间，回头对不上。一个文件夹放原图、一段录音、一份转写文本，编号统一，台账里那个原始件编号才有意义。

三处必须人工核

一是数字。日期、门牌、金额、人数，AI 容易把 17 号写成 11 号，把「三四十人」写成 40 人。二是诉求的措辞。对方说的是「希望能早点修」，工具常写成「要求立即修复」，一个字之差，后面交办口径就变了。三是状态。没核实的写待核，别让工具填已办结。这三处核完，再让工具按点位或者状态排一次序，出一份待核清单附在表后面。

放大镜对住表格里的一格

输出只交两张表

一张是台账，一张是待核清单。别让 AI 顺手生成汇报稿，材料还没核实就写结论，返工时整段都得推翻。国产表格软件和本地文档工具就够，没必要把一堆现场照片传到境外站点。要多人一起填，先把表头锁住再分工，各填各的列，最后按编号合表。合并之前各人把自己那几列的编号对一遍，比合完再查省事。

台账这东西，用的时候都在几周以后。某条问题要报上去、某个诉求要回复，翻回原始件那一刻才知道表头定得值不值。工具能把三十份材料在几分钟里排成行，但哪几列算数、哪条能写进结论，得人先想清楚。

工具归得再快，回查找不到原件，那张表就等于没做。